L’assemblée générale est une obligation mise en place par les associés de la SARL après sa création. Il y a alors une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire. Chaque AG doit être accompagnée par un PV, c’est-à-dire, un procès-verbal qui résume à l’écrit les débats et toutes les prises de décision. Mais alors comment rédiger ce PV ? Et comment cela se passe ?
Un PV d’assemblée générale, qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?
Le PV d’une AG est un document écrit après la dite assemblée générale afin de résumer et d’écrire tout ce qu’il s’est passé au moment de cette entrevue. C’est une sorte de compte-rendu des échanges entre les associés. Ce procès-verbal doit obligatoirement reprendre les débats de façon équitable, y compris les points négatifs et les points de vue qui divergent. Il faut y inscrire les événements tels qu’ils se sont réellement produits. Par exemple, si dans une SARL, il y a la nécessité de changer les statuts, il faut que cette décision soit prise et consignée au moment de l’AG, suivie d’un PV, tout en respectant les stipulations statuaires. Et donc pour pouvoir modifier ces statuts, le PV est une pièce justificative obligatoire.
Un procès-verbal d’une assemblée générale est très important pour les différents événements qui se produisent au sein d’une société. En effet, lors de la création d’une société et en cas de modifications de ses statuts, une assemblée générale est obligatoire pour présenter par la suite un PV qui est exigé par la greffe du tribunal. Un PV d’une AG est également la preuve de toutes les prises de décisions lors de la réunion. La valeur de ce dernier d’un point de vue juridique est très importante et structurée. Il faut alors avoir une bonne maîtrise des règles qui lui sont associées, car c’est un document de référence qui peut avoir un impact important sur la vie juridique de la société.
Comment rédiger le PV d’assemblée générale d’une SARL ?
Le procès-verbal d’une assemblée générale de SARL est un document qui est rédigé au cours de la réunion. Afin de n’oublier aucun point important, il faut prendre des notes au moment de l’AG. Une fois cette réunion terminée, toutes ces notes sont rédigées au propre en suivant un modèle spécifique. En introduction, il faut préciser les mentions obligatoires concernant la date et le lieu de l’assemblée générale, les associés présents, le président de la séance et les documents de la convocation. Ensuite, le PV doit retranscrire tous les débats des intervenants de façon successive. Lorsque ce résumé se termine, il faut écrire une phrase qui stipule que la parole n’est plus demandée et que le président a mis aux voix toutes les résolutions de cette réunion. Pour finir, la dernière étape consiste à énoncer toutes ces résolutions l’une après l’autre comme résultat du PV. Autrement, ce sera l’organe exécutif de la SARL qui se chargera de la rédaction du PV de l’AG.
Quand une assemblée générale est présidée par le gérant de la SARL ou des cogérants associés, c’est à eux de rédiger le PV. Mais si le gérant n’est pas associé, alors c’est à l’associé président d’effectuer cette tâche. Il est cependant toujours possible que le président de la séance ou que le gérant délègue cette tâche à une autre personne, comme au secrétaire par exemple. Cela va leur permettre de se concentrer sur des sujets importants et de veiller à ce que la séance se déroule bien.
Quelles sont les mentions obligatoires d’un PV d’assemblée générale de SARL ?
Le PV d’une AG doit comporter des mentions obligatoires prévues par l’article R223-24 du code de commerce pour que ce dernier soit valable. Ces mentions sont :
- La date et le lieu de la séance.
- Le nom et le prénom du président de la séance.
- L’identité des associés présents avec tous les détails de leurs parts.
- Les documents obligatoires pour une AG.
- Le résumé des débats de façon objective.
- Le texte de chaque résolution avec des votes.
- Les incidents techniques s’il y en a.
- Le mode de consultation écrit des associés, s’il y en a.
Par ailleurs, lorsque le gérant ne préside pas la séance de l’AG, sa signature et celle du président doivent figurer à la fin du document. Il est également possible de mettre les signatures de tous les associés pour prévenir d’éventuelles contestations, mais cela concerne généralement les petites SARL.